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商务礼仪培训之电子邮件礼仪

来源:深圳职业礼仪训练网 发表时间:[2011-06-13 20:37:43] 点击:2235

    网络时代尤其是在外贸业务中,电子邮件成为与国外商业伙伴接茬的重要交流手段。在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他人节省时间。而节省他人时间的重点就是提供有价值的信心给需要的人。
电子邮件礼仪重要性
    电子商务活动中,电子邮件已经成为重要的与客户及同事沟通交流的手段。对于电子邮件使用者来说,每天大概都会花费30%的工作时间用来查收一些充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条等的电子邮件,与工作相关的内容反而不多。
    电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时,超载的信息更造成了时间的浪费。这时候,电子邮件礼仪就可以帮助邮件撰写者与阅读者提高企业生产效率和竞争优势。
    现代电子商务交往过程中,大量时间的浪费主要就是由于电子邮件不够明确和得体,主题是否明确、内容诠释是否得体是电子邮件的关键。由于有些邮件写的不够清晰,阅读者需要花费很长的时间破解其原意,或者在发后还有续邮件去询问或澄清的。
    因此,掌握必要的电子邮件礼仪可以减少垃圾邮件的数量,促进交流与协作,减少日益增长的、由于滥用媒介而引发的事情。对于邮件撰写过程中一些最常见的礼仪问题,如果处理的当,就可促进成本节省。
   电子邮件礼仪原则
原则一:网民也是人
   虽然互联网的两端是互不相识的两个人,但是这并不代表对方就是虚无缥缈的。面对面不能说的话在邮件中也不能说,时刻保持对对方的尊重,你才会赢得别人对你的尊重。
原则二:看不见的职业形象
    通过网络传递信息时,要保持公司和自己的职业形象,亲切不轻浮、自信不骄傲,落落大方回答得体。
原则三:言行一致
   网上的道德和法律与现实生活是相同的,不要以为在网上交易,不是在和电脑交易,而是在和人交易,因此,不可以降低职业道德的标准,必须要对自己的言行负责。
原则四:尊重他人的隐私
   尊重他人的隐私,在和顾客以及同事交流时,交谈内容不要涉及对方隐私,更不要去公开和传播他人隐私。
原则五:宽容
   当看到别人写错字,用错词,问一个低级问题或者电脑操作不当时,请不要笑话人家,因为你不是天生就什么都会的。如有必要请你帮助他。
   电子邮件礼仪与注意事项
主题要明确
   电子邮件的主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,便于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一般来讲一封电子邮件只有一个主题。
礼貌的称呼与问候
   在电子邮件中,恰当的称呼收件人,既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应。同时,开头结尾的问候语也必不可少,“礼多不为过”。
简明扼要的正文
   电子邮件的正文要简明扼要,行文通顺;信息要阐述完整;要尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查;要合理的提示重要信息等。在信息社会里,任何人的时间都无比珍贵,对商界人士来讲,这一点就显得更加重要了。
提示附件查收
   若电子邮件中带有附件,应在邮件正文里面提示收件人查看附件。附件名称应按有意义的名字命名,附件的数目不宜过多,较多时应打包压缩成一个文件。
及时回复重要邮件
   在收到他人的重要电子邮件后,要即刻回复对方
不发送私密或机密邮件
   电子网络上是没有秘密的,别人随时可以查看出入的邮件。及时你选择“永久删除”,很多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上的信息,所以不要发送一些跟公司机密有关的信件或者跟同事转发笑话等与工作无关的邮件。
电子邮件不需要全部回复
   一项用户调查数据显示:用户一般在写电子邮件或制作会议邀请函时,往往会写很多的收件人,有时甚至是整个工作组或者所有的同事,造成劳动力成本的提高。其实,只要对员工进行培训,促使其更多的注意邮件的分发可以有助于排除10%的日常收件量,就能有效的提高生产率。
   在点击“回复全部”按钮前应该三思而行,慎用群组发送。
   正确的电子邮件礼仪方式能促进成本节约和生产率提高,选择好的企业邮箱提供商能更好的协助企业用户,两者皆不可少。
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